О компании:
Американская компания «Джой Глобал» больше известная как Komatsu Mining Corp, производит и обслуживает землеройно-транспортные машины для подземных и открытых горных работ.

Исходная ситуация:
В компании достаточно большой оборот договорной документации, некоторые сотрудники территориально находятся в разных городах области. Чтобы оптимизировать процессы согласования договоров, было принято решение автоматизации документооборота. Помимо внутренних документов, в компании используется большое количество видов входящей и исходящей документации.

Цель проекта:
Необходимо обеспечить ООО "Джой Глобал" систематизацию хранения документов, оптимизацию процессов и снизить потери документов.

Что было автоматизировано:
1) Учет входящей и исходящей корреспонденции.
2) Ознакомление ответственных сотрудников с входящими документами.
3) Учет и согласование договорной документации.
4) Согласование контрагента, учет учредительных документов по контрагенту, согласование договоров, дополнительных соглашений и спецификаций.

Выполненные доработки типовой конфигурации:
1. Клиенту необходимо было в договорах видеть Учредительные документы контрагента. Для этого было принято решение прикреплять файлы к контрагенту и выводить их в отдельной вкладке внутреннего документа, чтобы не добавлять файлы в каждый договор. Помимо этого, было принято решение доработать иерархию для учредительных документов и добавить возможность хранения в папках. Например, пользователь создает "папку 2019 год" для хранения учредительных документов 2019 года.
2. Договоры в организации могут быть разовыми и рамочными. Для возможности указания рамочных договоров было добавлено еще одно поле для внесения суммы (например, сумма договора от 1 руб. до 100 руб.)
3. Некоторые контрагенты присваивают свои номера договорам. Для учета в системе ООО «Джой Глобал» было принято решение создания еще одного поля для учета таких номеров. Помимо этого, номер был добавлен в шаблон наименования документа и в журнал документов.

Экономический эффект:
1) Увеличение производительности на 43%
2) Сокращение затрат на бумагу на 78%
3) Ускорение согласование договоров на 45%
4) Система соответствует европейским стандартным качества документооборота

О компании: ООО «Хлеб» - лидер по производству хлеба, хлебобулочных, макаронных изделий. Предприятие имеет более чем 85-летнюю историю, входит в перечень "100 лучших товаров России".

Цель: автоматизация договорной работы на хлебозаводе с филиальной структурой.

До внедрения:
1) Согласование документов в компании ведется по электронной почте.
2) Договорные документы хранятся в папках на сервере. Теряются, нарушаются сроки согласования.
3) Журнал входящей/исходящей корреспонденции ведется в MS Excel.

Пожелания заказчика к внедрению:
Помимо договорной работы, для организации важным документом является заявка на покупку товарно-материальных ценностей. В большинстве случаев, это запасные части для оборудования хлебозавода. Заявки должны проходить особую процедуру согласования и обработки отделом закупа. Заявки так же согласовывались по почте, нарушались сроки согласования, запасные части за это время увеличивались в цене.

Решение:
1) Были выполнены следующие настройки типового функционала: права доступа (полные права для системных администраторов, права для работы с внутренними документами для коммерческого и юридических отделов, права для руководителей отделов), созданы виды внутренних, исходящих и входящих документов, созданы шаблоны процессов согласования договоров, дополнительных соглашений и спецификаций. В рамках согласования заявок на ТМЦ используется функционал указания номенклатуры товаров со стоимостью.
2) В рамках автоматизации договорной работы все шаблоны согласования унифицированы, но при этом у инициатора есть возможность указывать дополнительных согласующих с помощью галочек в документе, не меняя сам процесс.

Результаты:
1) Штрафы за не вовремя полученные ответы на запросы сведены к 0%
2) Потеря заявок на ТМЦ для производства сведена к 0%
3) Увеличение производительности сотрудников на 43%
4) Ускорение согласование договоров на 35%